Předpoklady úspěchu obchodního jednání
I přes postupnou změnu mentality Vietnamců, kdy písemná či elektronická komunikace s partnerem začíná nabývat na významu, je osobní jednání klíčové pro úspěch zamýšleného projektu. Osobní setkání, zvláště první, umožní účastníkům vzájemně se odhadnout a ujistit se o serióznosti partnera a jeho projektu. Proto je zachování místní etikety obchodního jednání pro úspěch projektu stejně důležité, jako správná kalkulace věcného záměru. Některé dále zmíněné zásady nemusí být dodržovány vietnamským partnerem, ale vždy jsou očekávány od cizince.
Před samotným prvním setkáním je nezbytné, aby vietnamský partner měl dostatečné informace o Vaší firmě a projednávaném obchodním záměru. Tuto informaci je třeba zaslat písemně a včas před navrhovaným termínem setkání. Ačkoliv ve velkých obchodních firmách jsou pochopitelně zaměstnaní i lidé znalí cizích jazyků (nejrozšířenější je angličtina), mnoho vedoucích pracovníků a většina lidí v provinciích hovoří pouze vietnamsky. Dobrým dojmem tedy zapůsobí anglicky tištěné materiály opatřené dodatečným vietnamským překladem. Teprve po předchozím písemném představení je vhodné žádat o schůzku, nejlépe opět písemně, následně telefonicky. Ideální je, jestliže Vás vietnamskému partnerovi může doporučit třetí strana, které Váš partner důvěřuje.
Při jednání je naprosto nezbytné, aby vietnamský partner plně pochopil obsah předkládaného projektu, při projednávání kontraktu všechna jeho ustanovení a plně se ztotožňoval s Vaším výkladem jejich znění. Jednání se nedá uspěchat, neboť neporozumí-li partner některému aspektu kontraktu, často kontrakt spíše podepíše, než aby se zeptal, neboť to by pro něj znamenalo "ztratit tvář". Při realizaci kontraktu se však bude řídit svým výkladem nepochopeného bodu a budete-li dodatečně prosazovat plnění dle skutečného (=Vašeho) významu ustanovení, může to být považováno za pokus o obelstění partnera a mít za následek ztrátu jeho důvěry.
"Ztráta tváře" se spíše očekává od cizince, nikoliv však ve smyslu nespolečenského a nezdvořilého jednání, ale v tom, že vietnamský partner musí mít po jednání pocit vítězství. Je tedy moudré tomuto axiomu přizpůsobit Váš scénář jednání a mít připravený pro partnera "významný ústupek". Obecně se od zahraničního partnera očekává, že při obchodě (investici) ve Vietnamu bude jeho zisk téměř nulový, ne-li záporný. Únik informací o zisku, provizích atd. je tedy v případě obchodování s Vietnamem dvojnásob fatální.
Při jednání se vyžaduje zdvořilý, trpělivý přístup a jakékoliv náznaky hněvu a arogance Vás v očích vietnamského partnera silně "shodí". Při jednání je třeba počítat se skutečností, že Vietnamci neradi říkají ne a nepřiznávají, jestliže něčemu nerozumí. Proto je třeba si odpovědi typu "asi ano" vykládat jako "spíše ne" a "možná" jako "určitě ne". Je třeba zadávat nenápadně a diplomaticky "kontrolní otázky", které Vás přesvědčí, že partner plně porozuměl Vaší myšlence. Rozhodně je třeba počítat dopředu s delším jednáním, než je v Evropě obvyklé.
V neposlední řadě je mít na paměti aspekt silné pověrčivosti, která rovněž významným způsobem ovlivňuje uzavírání obchodů. Je dobré si zjistit, které datum partner považuje za vhodné k uzavření obchodu – v té době je jeho motivace k podpisu smlouvy neobyčejně silná a vy můžete dosáhnout významných ústupků. Naopak v době "nevhodné" snad ani nemá smysl jednání vést. Nevhodné období bývají v každém případě vietnamské hlavní svátky – Lunární Nový rok, kdy je bez výjimky pro Vietnamce nejdůležitější rodina.
Nezbytnost následného "follow up" místním zástupcem. Pokud se smluvně nedomluvíte s místním zástupcem (=soukromou osobou či firmou, kterou musíte zvolit před Vaším odjezdem z Vietnamu - nejlépe však ještě před samotným Vaším prvním příjezdem do Vietnamu), aby zde účinně ošetřoval Vaše zájmy, většinou - zejména pokud jednáte s velkými státními firmami - bude obchodní korespondence ze strany Vašeho partnera postupně ustávat až Váš projekt skončí zcela. Tento aspekt rozhodně nelze zanedbat.
Mentalita a místní zvyklosti ve vztahu k obchodnímu jednání a uzavírání smluv
Dochvilnost
Vietnamci bývají až na výjimky překvapivě dochvilní. Jedná se zřejmě o následek úcty k autoritám. Zveme-li partnera na jednání (do hotelu, kanceláře apod.) musíme být připraveni i na eventualitu, že přijde 5 - 10 min. před sjednaným termínem. Dochvilnost je očekávána i z naší strany a výmluvy na dopravní situaci nejsou vhodné. Při plnění dohod však můžeme z vietnamské strany očekávat časté prodlevy z různých "objektivních" příčin, ze strany zahraničního partnera je však vyžadováno striktní dodržování dohodnutých termínů.
Pověrčivost
Podobně jako v jiných asijských zemích, i život Vietnamců ovlivňuje řada zvyklostí, jejichž racionální jádro často již ani nelze "vypátrat", ale striktně se dodržují. Týká se to všech oblastí života: jsou "štastná období", kdy lze uzavírat manželství (resp. rodit děti), jiná doba je vhodná k uzavření byznysu, lunárním kalendářem se řídí stravovací návyky, dávné pověry nepochopitelně ovlivňují i hygienu (žena se např. měsíc po porodu nesmí koupat ani sprchovat).
Vhodné oblečení, společenská etiketa
Aspekt společenského oblečení je zatím ve Vietnamu méně důležitý, resp., přesněji řečeno, je jednodušeji řešen. Oblečení je v "zimním období" (t.j. od prosince do března) obvyklé jako v Evropě, tedy oblek s kravatou, při významných jednáních či večerních příležitostech tmavý oblek, v "letním období" (od dubna do listopadu) však postačí při běžných jednáních košile s kravatou. Při velmi oficiálních jednáních na vysoké úrovni je, alespoň pro začátek jednání, vhodný oblek i v horkém letním období. Vzhledem k místnímu horkému a vlhkému klimatu a skutečnosti, že řada běžných vietnamských pracovišť nedisponuje klimatizací, však na jednání přichází Vietnamci často i bez kravat, aniž by tím chtěli vyjádřit nedostatek úcty. Za zcela nespolečenský, nebo přímo urážlivý oděv jsou však zatím ve Vietnamu považovány šortky, resp. u žen minisukně, které jsou více či méně tolerovány pouze u turistů "baťůžkářů". U dámského oblečení se rovněž nedoporučují odhalená ramena.
Na některé aspekty společenské etikety se ve Vietnamu klade velký důraz. Mezi ně patří představování a výměna vizitek. Důležitým lidem je vhodné vizitku podávat oběma rukama, v každém případě je nutno podat a přijmout vizitku z rukou do rukou a ne vizitku "hodit" na stůl. Ačkoliv z vietnamské strany nám není vždy všemi přítomnými vizitka nabídnuta, je vhodné předat svou vizitku všem. V případě velkých delegací se v úvodu může výměna vizitek odehrát jen mezi služebně nejstaršími, ostatní si mohou vyměnit vizitky po skončení jednání. Přečtete-li na podávané vizitce služebně vysoce postavené osoby její celé jméno a funkci, projevíte tím očekávanou úctu. Na vizitkách jsou obvykle tištěna nejprve příjmení, potom jména. Protože mnoho Vietnamců má stejná příjmení, nazývají se většinou jménem, avšak s pan/paní. Tituly se používají zejména u lékařských či akademických hodností (Dr., Prof. atd.). Obsah a úprava vizitek není jednotná a důležitá, vizitky je však nutno bezpodmínečně mít.
Jednání jsou obvykle vedena prostřednictvím služebně nejvýše postavených zástupců stran, podřízení mohou doplnit upřesňující informace na požádání. Ačkoliv jednacím jazykem může být světový jazyk (zpravidla angličtina), je lepší (a v provinciích nezbytné) mít vlastního tlumočníka, u kterého si předem ověříte jeho kvality. Tlumočníky zajistí na požádání hotel, nebo místní cestovní kancelář v ceně cca 50 USD/den.
Vzhledem k ustálenému klidnému pracovnímu rytmu je ve Vietnamu vhodné sjednávat schůzky od 9. hod. ranní, respektive od 2. - 3. hod. odpolední, ačkoliv partner může navrhnout i jiný (pozdější) termín. Ve Vietnamu se ještě donedávna pracovalo i v sobotu, dnes je již tento čas považován za soukromý, a proto se sobotní termín jednání přísluší případně navrhnout pouze vietnamské straně.
Vhodné místo pro uzavření obchodu
Zde skutečně nelze specifikovat nějakou místní usanci, Vietnamci se v tomto ohledu řídí pragmatickými motivy, jednu radu ale lze nabídnout. Uzavření obchodu rozhodně pomůže pozvání partnera do ČR. Jednak je toto považováno za projev úcty k partnerovi, jednak je při této příležitosti obvykle možno navázat neformální, přátelský vztah, který je pro Vietnamce – jinak pragmatické lidi, rovněž velmi důležitý. V neposlední řadě mívají Vietnamci v ČR často své přátele a známé, k nimiž se však relativně obtížně dostávají. Přísná česká vízová politika mohla být příčinou případů, kdy se někteří vietnamští obchodníci dokonce báli o české vízum žádat (vzhledem k různým "kuloárovým" historkám) a dokonce si v některých případech se svými českými partnery raději domlouvali schůzky ve třetích evropských zemích (myšleno v západní Evropě), než by se pokoušeli o anabázi se získáním českého víza. I když se v poslední době ZÚ Hanoj pokouší o relativně vstřícnou a "lidskou" vízovou politiku, řádné pozvání od české firmy je pro vietnamské obchodníky stále nejsnazší cesta k návštěvě ČR a v této souvislosti se českému partnerovi malá "starost navíc" rozhodně vyplatí.
Míra používání alkoholu při obchodních jednáních
Zatímco pivo je universální "lidový" nápoj, při oficiálních (zejména obchodních) společenských obědech či večeřích hostitel obvykle nabízí značková francouzská vína či brandy, což je sice drahá záležitost, ale tímto se deklaruje hostitelovo společenské postavení (resp. solventnost). Není jasné, zda zahraniční vína či brandy Vietnamcům skutečně chutnají, jedná se však o módní a prestižní záležitost.
Při oficiální společenské akci se obvykle pronáší květnaté přípitky, ne nepodobné ruským, vietnamští partneři však ocení i opakované přípitky bez proslovů během jídla. Při přípitku je vhodné pochválit vietnamský pracovitý a pohostinný lid a organizaci (firmu) hostitele. Iniciativa k odchodu musí vždy vycházet ze strany hosta, pozorný vietnamský hostitel si ani v časové tísni nedovolí naznačit potřebu ukončení oběda či večeře.
Míra konzumace se nijak neomezuje a opilost nebývá na závadu. Ostatně průměrnému Evropanu nehrozí, že by se opil dříve, než jeho vietnamští kolegové (kterým obvykle stačí málo k "veselosti").
Způsob jednání, smlouvání, dary, provize
Vietnamci se rádi květnatě vyjadřují a při jednání s českými partnery vzpomínají na doby spolupráce v rámci bývalé RVHP. Z jejich strany se jedná většinou o upřímnou vděčnost a není vhodné tyto vzpomínky znevažovat, neboť můžeme ztratit alespoň počáteční relativní výhodu duševního spříznění. I od nás se očekává vzpomenutí tradičně dobrých československo-vietnamských vztahů, od kterého můžeme postupně přejít ke konkrétním obchodním záležitostem. Jak již bylo řečeno, zvyšování hlasu, ironické poznámky či úšklebky, které mohou urazit citlivé Vietnamce, by měly pro nás být za všech situací tabu. Při jednání obvykle Vietnamci umí zachovat kamennou tvář (spíše usmívajícího se Buddhy než hráče pokeru), výstražným znamením by pro nás měla být zvýšená intenzita úsměvu, která nemusí vždy vyjadřovat radost, ale naopak rozpaky, rozmrzelost, nebo i přímo skrývaný hněv. Podobné chování je očekáváno i od nás - vzrušená gestikulace, mimická gesta a podobné projevy jsou pokládány za nezdvořilé. Při oficiálnějších přijetích je obvyklá značná fyzická vzdálenost jednajících osob s výjimkou vedoucích delegací, kteří sedí vedle sebe v čele jednací místnosti. Při představování je vhodné krátké stisknutí rukou, jinak však není fyzický kontakt žádoucí. Zvláště nežádoucí je (jako v ostatních buddhistických zemích) dotyk hlavy. Pozor na ležérní posezení s nohou přes nohu. Bude li její špička směřovat k Vašemu partnerovi, může to být pokládáno za nezdvořilé. Zkřížíte li ruce na prsou, nebo dáte li ruce v bok, může si to Váš partner vyložit, že jste rozčíleni.
Během jednání musíte zachovat trpělivost, i když se Vám mohou zdát dotazy zbytečně opakované a někdy i někdy hloupé. V naprosté většině nás partner "zkouší" v objektivitě a pravdivosti argumentace a věc si promýšlí z mnoha hledisek. Neměli bychom být ani nachytání při lži, tedy při nadsazování kvality vlastního zboží, či naopak pomlouvání kvality konkurence. Vietnamští partneři bývají obvykle na jednání výborně připraveni, především mají dobrou znalost o cenách konkurence.
Jak již bylo naznačeno v předchozích kapitolách, Vietnamci jsou zvyklí celé generace svým způsobem "bojovat", a toto se projevuje i v obchodě. Váš partner musí mít při uzavření obchodu pocit, že získal enormní výhodu a že vás v jednání "porazil na hlavu". Je tedy třeba dopředu kalkulovat s významnou slevou a příliš se neradovat, pokud se podaří uzavřít obchod s výrazným ziskem. Je lepší chovat se skromně, ba přímo ustaraně. Ano, jste rádi, že se Vám podařilo proniknout na Vietnamský trh, ale musel jste Váš produkt nabídnout prakticky za "výrobní náklady"... V řadě případů, není li Váš obchodní partner konečný uživatel Vašeho produktu, zejména je-li zaměstnancem státní firmy, očekává, že mu bude nabídnuta osobní provize za zprostředkování. Aniž se snažíme nabádat k uplácení, nelze ignorovat skutečnost, že korupce ve Vietnamu zatím nebyla vymýcena, ačkoliv se o to současná vláda pokouší, nebo alespoň začíná nazývat věci pravými jmény.
Závěrem doporučujeme několik zásad při jednání s Vietnamci, jejichž respektování napomůže prosazení obchodního záměru:
- Navažte s partnerem osobní vztah (zjistěte jeho záliby, pozvěte jej do ČR, zde se mu řádně věnujte).
- Vždy se usmívejte, buďte zdvořilí a příjemní.
- Nestěžujte si kvůli maličkostem.
- Jestliže chcete někoho kritizovat, udělejte to nepřímo a vyhněte se konfrontaci.
- Nikdy nedejte najevo rozčílení - ztratíte respekt partnera.
- Nesnažte se očividně o získání výhody před vaším partnerem - buďte kooperativní a spolupracujte. Pamatujte, že jedna vyhraná bitva může někdy prohrát válku.
- Nespěchejte. Pozvolné jednání od obecných věcí ke konkrétním pomůže Vašemu partnerovi lépe se vyznat ve Vašich záměrech.
- Počítejte s průtahy - zakalkulujte je do Vašeho programu. Partnerovi sdělte, že plánujete odlet z Vietnamu alespoň o den dříve, než máte ve skutečnosti v plánu.
- Mějte projekt dobře připravený a buďte ve své argumentaci konkrétní. Vietnamci mívají dobrý přehled o konkurenčních projektech (výrobcích) a v oceňování výhod jsou velmi pragmatičtí.
- Vždy kalkulujte se slevami a provizemi. Cenový faktor je na místním trhu rozhodující a je často fatální pro dodavatele příliš kvalitního (a tedy drahého) zboží.
Informace uvedené v článku vyjadřují osobní názor autora, nikoliv oficiální údaje Zastupitelského úřadu ČR v Hanoji.
